Onnistunut Google-ympäristön siivous

Lähes kaikilla suomalaisilla opetuksen järjestäjillä on yksi yhteinen ongelma. Pitkään opetuskäytössä ollut järjestelmä, jossa on laitteita, oppilaita, opettajia, töitä, tehtäviä ja ennen kaikkea henkilötietoja. Meillä Lappeenrannassa tämä järjestelmä on Google.  

Google saapui meille isosti 2010-luvun alkupuolella ja tuon jälkeen vettä on virrannut Saimaan kanavassa todella paljon ja siinä sivussa paattien seilaaminen melkein loppunut. Kaksi isompaa lakia on muuttanut peliä merkittävästi: Laki julkisen viranomaisen asiakirjahallinnasta (2019) ja tietosuojalaki (2018). Näiden lakien hengen ja käytännön vienti kentälle on vaatinut todella paljon työtä ja uskallan sanoa, että Suomen mittakaavassa olemme matkalla oikeita toimintatapoja.

Alkuun Google oli ihmeellinen. Siellä oli oppilaat, sähköposti, kirjautumispalvelu kaikkiin maailman palveluihin. Kaikki ohjelmat toimivat ja olivat intuitiivisia ja uusia toimintoja tuli eritoten korona-aikaan yhtä paljon kuin tekoäly uutisia nyt 2024. Toimintoja ei harkittu eikä arvioitu ja kaikki oli ilmaista!

Kuitenkin edellä mainittujen muutosten määräämänä oli pakko tehdä jotain tuolle villille maailmalle. Myös Espoon tapaus, joka jatkaa vielä matkaansa lain portaissa - vauhditti toimintoja. Ensimmäisenä suljimme Google-kirjautumisen. Tämä sujui yllättävän kivuttomasti tiedottamalla hyvissä ajoin sähköpostilla ja Wilmalla henkilökuntaa, oppilaita ja huoltajia. Kaksi kuukautta oli mielestämme riittävä aika vaihtaa omien kirjautumisten kirjautumistapa ja tällaista ennakkoon tapahtuvaa viestintää suosittelemme kaikille.

Koko järjestelmä kaikkine lisäosineen ja vaati kuitenkin lisää rajauksia. Halusimme yhdistää tietosuojavastaavan aloitteesta tietohallinnon, lain osaajan ja kentän yhteistä ymmärrystä. Kokosimme asiantuntijakaartin eri kouluasteita edustavista opettajista, tietohallinnosta ja tietosuojavastaavan. Eduks koordinoi tapaamisia ja huolehti dokumentaatiosta. Noiden keskustelujen aikana pääsimme lähes poikkeuksetta yhteisymmärrykseen järjestelmään tehtävistä lisärajoituksista ja estoista. Molemminpuolinen ymmärrys toisen tehtävistä, toimintatavoista ja merkityksistä kasvoi todella paljon. Noita tapaamisia oli seitsemän noin puolentoista tunnin teams-istuntoa. Tämän prosessin myötä teimme päätökset kuntana järjestelmän rajauksista.

Rajausten tekemisen aikataulu on todella merkittävä tekijä, kun suunnitellaan keskeisen opetuksen järjestelmän muutoksia. Vaihtoehtoja on mielestämme oikeastaan neljä. Talvi-, kesä-, syys- ja joululoma. Nämä muodostavat opettajalle selvän ja selkeästi hahmotettavan deadlinen ja muutosten mahdolliset ongelmat häiritsevät koulutyötä mahdollisimman vähän. Me olemme tehneet Google:n muutokset aina kesällä. Tähän olennaisena osana kuuluu tiedottaminen jo hyvissä ajoin. Toukokuun lopulla viestin laittaminen on todella huono tapa saada viestiä kouluille, joten huhtikuussa kannattaa olla jo liikenteessä. Muistutus/tervetuloa töihin viesti elokuussa on hyvä tapa, jota käytämme Lappeenrannassa. Elokuussa on hyvä viestiä kaikille kesällä tehdyistä muutoksista.

Auditoinnit eivät ole ainakaan oman kokemukseni mukaan olleet prioriteettilistan kärkipäässä. Auditointeja tarjoaa useampi palveluntarjoaja ja kokemuksiemme perusteeella suosittelemme erittäin lämpimästi auditoinnin tekemistä oppilaiden käyttämiin järjestelmiin. Tässä kunta/opetuksen järjestäjä saa viimeisimpiä tulkintoja ja oppii uutta käyttämistään järjestelmistään ja toimintavoistaan. Se kannattaa ottaa pakollisena koulutustilaisuutena omalle organisaatiolleen. Eri toimijoiden toimintatavoissa on eroja, joten auditointi kannattaa tehdä toisen toimijan kautta esimerkiksi kahden vuoden kuluttua.

Pelkkä asiantuntijoiden osaaminen ei riitä alkuunkaan. Koko palvelua käyttävä kenttä on syytä muistaa ja kouluttaa. Me Eduksilla pyrimme muotoilemaan opettajan koulutukset ja työn siten, että se on opettajan kokoinen. Olemme kouluttaneet kaikki Lappeenrannan koulut ja opettajat tiedonhallinnan käsikirjaan, joka on meidän määräävä dokumentti. Koulutamme sitä vuosittain jokaiselle uudelle opettajalle ja pyydettäessä esimerkiksi opekokouksissa. 

Tämäkään ei riitä, vaan käymme vuosittain Eduks On The Roadin. Tuolloin kierrämme jokaisen Lappeenrannan koulun. Neljäs- ja kuudesluokkalaisille pidämme teknologiaan, robotiikkaan tai muuhun ajankohtaiseen asiaan nivoutuvan oppitunnin. Noilla tunneilla lisätään tietosuojaa esimerkiksi salasanojen merkityksestä suoraa oppilaille. Myös opettajan kanssa ehtii haastella asioista, kun oppilaat ovat työn parissa. Pidämme myös koko opettajakunnalle ajankohtaiskatsauksen esimerkiksi info-välkän muodossa. Tosin osa kouluista on varannut meille kokonaisen tunnin. Näiden tapaamisten satoa on myös molemminpuolisen luottamuksen lisääntyminen. Kun kasvot on tutut - uskaltaa ottaa yhteyttä siitä pienestäkin asiasta, jonka korjaaminen saattaa pelastaa isommalta savotalta.

Olemme siis rajanneet Google Workspacen käytännössä täysin suljetuksi ympäristöksi. Sopimuksen tunnusten ristiinkäytöstä olemme laatineet Imatran kanssa. Auditointeja on tehty jo useampia ja muutoksia tulee vuosittain. Olemme hankkineet maksulliset lisenssit ja tehneet lakitalon kanssa vaikutustenarvioinnin. Koulutamme opettajia ja oppilaita jatkuvasti Olemmeko siis valmiita?

Järjestelmät, lait, käyttötavat ja -tarpeet muuttuvat jatkuvasti. On tärkeää, että kaikkiin osa-alueisiin, joita edellisessä kappaleessa mainitsin, on määritelty vastuuhenkilö, jolla on aikaa ja osaamista tehdä työtään. Tukea kannattaa ottaa ja apua pyytää, mutta omaa osaamista ja ymmärrystä on syytä kasvattaa jokaisen organisaation, koska lopullinen vastuu on opetuksen järjestäjällä itsellään.