Tietojen säilytys

Primus/Wilma. Wilma on kaupungin oppilashallintorekisteri ja koulujen pääasiallinen työväline tietojen käsittelyyn. Oppilaan tietoja pitää käsitellä ensisijaisesti Wilmassa ja oppilasta koskevat päätökset tehdä Wilmassa. Wilmassa oppilaan tiedot ovat käytettävissä niin kauan, kun oppilas/opiskelija on kyseisen oppilaitoksen oppilaana. Primuksessa säilytetään perusopetuksen oppilaiden tietoja 30 vuotta oppilaan syntymästä lukien. Lukion opiskelijoiden tietoa säilytetään Primuksessa 10 vuotta siitä, kun opiskelija on lähtenyt koulusta. Pysyvästi säilytettävät tiedot siirretään arkistoon. Siirron tekee konsernihallinnon henkilökunta (ks. M-Files). Määräajan säilytettävien tietojen hävittämisestä huolehtii konsernihallinto/tietohallintotiimi.

Miten säilytän arjessa tarvittavia tietoja (esim. allergiat.) ja mitä ottaa huomioon listauksessa?

Tietyt tiedot koulun oppilaista on oltava henkilökunnan tiedossa ja helposti tarkastettavissa. Esimerkiksi jos oppilas on allerginen pähkinälle, ei voida ottaa riskiä siitä, että hän saisi pähkinää koska tietosuoja on liian tiukkaa. Oppilaan turvallisuudesta ei saa tinkiä missään olosuhteissa. Kun näitä tarvittavia tietoja kerätään, on syytä kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

• Mukana on vain tarvittavat tiedot: sairaudet, allergiat tms. jotka vaikuttavat lapsen hoitoon ja turvallisuuteen.
• Suositeltavaa on, että käytetään esimekrkiksi etunimiä ja luokkaa (ei koko nimeä). On kuitenkin tärkeää huomioida, että henkilökunta tietää aina kenestä lapsesta kyse.
• Miten tietoja säilytetään niin, että ne ovat helposti kaikkien saatavilla, mutta turvassa. Esimerkiksi lista voi olla koulun tiloissa ei-näkyvällä paikalla (esim. kaapin sisäovi) jonne ulkopuoliset eivät pääse. Paikkaa valitessa on syytä huomioida esim. korkeus, jotta esim. oppilaat eivät availe ovea, jonka takana tiedot ovat.

Google/O365

Oppilaiden lappee.fi-tunnus on käytössä oppilaalla niin kauan, kun hän on Lappeenrannan kaupungin (perusopetus ja lukio) oppilas. Oppilas vastaa omien tietojen säilytyksestä opettajan ohjauksessa.

Opettajien edu.lappeenranta.fi -tunnukset ovat sidoksissa työospimukseen ja säilyvät 6kk ajan työsopimuksen päätyttyä. (Kesä ilman työsopimusta ei siis tuhoa kaikkia tiedostoja). Opettajat vastaavata omien sähköisten tietojen asianmukaisesta sälilyttämisestä, jakamisesta ja hävittämisestä esihenkilöiden ja tämän ohjeistuksen mukaan.

Paperiset aineistot. Oppilaiden tehtävät, kokeet, harjoitustyöt yms. säilytetään yhden lukuvuoden ajan, ja hävitetään joko silppurilla tai pudottamalla ne lukolliseen paperiroskikseen. Esim. lukuvuoden 2020 - 2021 aikana tehdyt tehtävät tulisi hävittää viimeistään lukuvuoden 2021 - 2022 aikana.

Opettajan omat muistiinpanot. Opettajan tulee hävittää kaikki henkilötietoja sisältävät muistiinpanot sen jälkeen, kun hän ei näitä tarvitse. Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa lukuvuotta. Kalenteria merkintöineen opettaja voi säilyttää 10 vuoden ajan, jonka jälkeen se on tuhottava.

Hyvinvointialueelta ja muilta tahoilta tulleet asiakirjat. Ekhvan laatimien asiakirjojen osalta säilytysvastuu on Ekhvalla. Kouluilla ei siis ole velvollisuutta säilyttää niitä. Koulu voi kirjata itselleen olennaisen tiedon Wilmaan kohtaan yhteistyö muiden kanssa. Kirjauksissa on kuitenkin oltava huolellinen, ettei kirjata liian laajasti esim. diagnooseja. Kun tarvittava tieto on ylhäällä, voidaan asiakirja tuhota. Jos kuitenkin asiakirjan säilyttäminen on tarpeen, ne tulisi säilyttää lukollisessa kaapissa ja järjestää niin, että asiakirjat tuhotaan siinä vaiheessa, kun oppilas ei enää ole kyseisessä oppilaitoksessa.

M-Files on mm. kaupungin sähköinen arkisto, jonne myös koulujen pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään. Siirron hoitaa konsernihallinnon henkilökunta (kaupunginarkisto yhteistyössä koulusihteerien kanssa).

Muut. Kouluilla voi olla käytössään myös muita tietojärjestelmiä. Jos järjestelmä kerää henkilötietoja, pitää huomioida tietosuoja-asetuksen mukainen tietojen käsittelyperuste, säilytysajat ja oikea-aikainen hävitys. Pyydä tarvittaessa apua Eduksilta, joka tarvittaessa konsultoi konsernihallinnon asiantuntijoita. Katso myös ohje järjestelmien hankinnasta.