Ohjeita opettajalle

Lappeenrannan kaupungin käytössä olevat sähköiset oppimisympäristöt

Teemme koko ajan järjestelmien riskien arviointeja ja tietojenkäsittelysopimuksia palvelun tarjoajien kanssa.  Aikaisemmin käytössä olleet sovellukset on listattu Opetussovellusten käyttö -välilehdelle ja niitä voi käyttää toistaiseksi. Uusia sovelluksia ei saa ottaa käyttöön ilman listaamista.

Google/Microsoft (classroom/teams)

Google on koulujen pedagoginen ympäristö, jota käytetään ensisijaisesti opetuksen välineenä. 

Oppilaiden tiedot, esim. tehtävät, tulisi hävittää, kun käyttötarvetta ei enää ole. Tiedot voi säilyttää yhden lukuvuoden ajan. Esim. lukuvuoden 2020 - 2021 aikana tehdyt tehtävät tulisi hävittää viimeistään lukuvuoden 2021 - 2022 aikana. 

Hävittäminen kannattaa tehdä kerran vuodessa, esim. keväällä tai syksyllä. Hävittämisestä vastaa opettaja ja koulut esihenkilöiden johdolla. Poikkeuksen tähän sääntöön tekee yläkoulun päättöarviointi, joissa opettaja voi säilyttää koko yläkoulun aikaisen oppilaskohtaisen materiaalin päättöarvioinnin valitusaikaan asti.

Viestintä huoltajille ja oppilaille

Kodin ja koulun välisen viestinnän ensisijainen väline on Wilma, joka on myös helpoin ja turvallisin vaihtoehto. Muiden välineiden, kuten WhatsAppin käyttöä ei suositella tietosuojasyistä.  Sähköpostin käyttöä ei suositella sen huonon tietoturvan takia. Kiireellisissä tapauksissa voi käyttää puhelinta tai tekstiviestiä.  Tavallisella sähköpostilla ei saa lähettää mitään salassapidettäviä tietoja edes sisäisesti toiselle henkilökuntaan kuuluvalle.

Massaviesteissä (sähköposti, Wilma) ei saa käyttää yhteystietoja siten, että huoltajien yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite tai koko nimi tulevat toisten tietoisuuteen.  Wilmassa tulee vastaanottajat piilottaa toisiltaan ja sähköpostissa käyttää piilokopiotoimintoa. 

Opettajien henkilökohtaisia puhellinnumeroita ei tarvitse jakaa oppilaille tai huoltajille. Koulun yhteinen tai opettajan henkilökohtainen työnumero tulee olla jokaisen henkilökunnan jäsenen tiedossa ja jaettavissa sidosryhmille.

Oppilaiden kanssa viestintään suosittelemme Google Chat -pikaviestipalvelua Whatsappin sijaan. (Toimii lappee.fi ja edu.lappeenranta.fi -tunnuksilla)

Yhteistyö EKHVA:n ja muiden yhteistyötahojen kanssa

Yhteistyössä Etelä-Karjalan Hyvinvointialueen kanssa on huomioitava se, että tiedot ovat käytännössä aina salassa pidettäviä. Yhteydenottojen osalta vastapuoli tulisi tunnistaa ja mieluiten sopia yhteydenotto etukäteen. Jos soittajaa ei tunnista, tulee puhelussa varmistaa yhteydenoton asianmukaisuus esim. pyytämällä soittajaa kertomaan 2 - 3 tietoa oppilaasta (esim. syntymäaika/hetu, osoite, huoltajat). Nämä ovat tietoja, joihin EKHVA:n henkilökunnalla on pääsy. Jos asiakirjoja lähetetään sähköisesti, tulee käyttää vain salattua sähköpostia. Myös perinteinen posti tai asiakirjojen antaminen huoltajien mukaan käyvät.

Nimilistat, yhteystiedot ja niiden kerääminen

Pohdi aina, mikä on riittävä keino yksilöidä opiskelija henkilötietojen minimisointiperiaatteen kannalta. Älä siis tee tarpeettomia ja turhan tarkkoja kyselyitä tai listoja ja hävitä ne välittömästi, kun listoja ei enää tarvita. Tämä koskee erityisesti sähköisiä arkistoja, mutta myös paperisia. Listoja ja kyselyitä tulee käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty.

Luokan/ryhmän vanhempien yhteystietojen jakaminen. Mikäli haluatte auttaa vanhempien välistä viestintää, niin siihen on mahdollisuus. Keräätte esimerkiksi vanhempainillassa yhteystiedot erilliselle paperille, jonka opettaja monistaa ja jakaa yhteystiedot ilmoittaneille. Tässä on hyvä kertoa, että osallistuminen tällaiseen listaan on täysin vapaaehtoista.

Jos vanhempi Kähkönen haluaa yhteyden vanhempi Sidoroffiin, voi opettaja Miinin välittää Kähkösen pyynnöstä yhteystiedot Sidoroffille.

Muistiinpanojen, kokeiden ja oppimistehtävien säilyttäminen

Paperiset aineistot. Oppilaiden tehtävät, kokeet, harjoitustyöt yms. säilytetään yhden lukuvuoden ajan, ja hävitetään joko silppurilla tai pudottamalla ne lukolliseen paperiroskikseen. Esim. lukuvuoden 2020 - 2021 aikana tehdyt tehtävät tulee hävittää viimeistään lukuvuoden 2021 - 2022 aikana.  Koskee siis kaikkia töitä, myös kuvataide, musiikki ja käsityön tuotoksista. Sähköisiäkään kopioita ei tulisi lähtökohtaisesti arkistoida kouluilla. Poikkeuksena tähän on yläkoulun aikainen arviointi, jossa opettaja voi halutessaan säilyttää dokumentit oppilaan yläkoulun ajan.

Sähköisistä järjestelmistä oppilaiden tehtävät tulee poistaa viimeistään seuraavan lukuvuoden aikana. Koskee erityisesti Classroom-tehtäviä, joista opettajan henkilökohtaiseen Driveen muodostuu omat kopiot Classroom-nimiseen kansioon. Oppilaan omat tiedostot pysyvät tallessa oppilaan omassa Drivessa ja opettaja ei niitä pysty poistamaan.

Oppilaiden kuvien ja töiden julkaiseminen

Oppilaiden töiden julkaiseminen esimerkiksi koulun verkkosivustoilla Facebook/Instagram-tilillä kysytään luvat huoltajilla Wilmassa. Lupa julkaisuun voidaan peruuttaa, joten lupa tulisi tarvittaessa tarkastaa säännöllisesti. Myös oppilaalta tulee kysyä lupa julkaisuun joka kerta.

Oppilaat eivät saa esiintyä koulujen sometileillä tunnistettavasti ja kaikki vanhat kuvat, missä joku oppilas on tunnistettavissa tulee poistaa tai muuttaa siten, ettei oppilasta voi tunnistaa.

Oppilastöitä (mm. kuvataide) ei tulisi lähtökohtaisesti säilyttää tai arkistoida kouluille, vaan ne tulisi luovuttaa oppilaille. Koskee myös sähköisiä tuotoksia. 

Koulun Instagram-tili

Hyvinvointi- ja sivistyspalveluille on laadittu yhteiset someohjeet, josta vastaa esihenkilö. Nämä ohjeet löytyvät M-Filesista.

Koulun Instagram-tilillä voi lähtökohtaisesti julkaista kuvia, joissa oppilaiden kasvot eivät näy. Jos julkaistaan oppilaiden piirustuksia tai muita, tulee huolehtia siitä, ettei nimet näy. Kuvien julkaisu ei kuulu perusopetus- tai lukiolain mukaiseen toimintaan, jonka takia julkaisuun tulisi olla vanhempien lupa. Myös oppilaiden kanssa on syytä keskustella ikätasoisesti siitä, saako heitä kuvata ja saako kuvia julkaista. 

Epäilys tietovuodosta

Jos epäilet tietovuotoa tai huomaat muun tietoturvariskin tai epäkohdan, ota välittömästi yhteyttä rehtoriin. Rehtori on yhteydessä tietosuojavastaavaan ja tietohallintoon. Muista, että näissä tilanteissa etsitään ensisijaisesti ratkaisua, ei syyllistä. Ilmoittamalla asiasta heti, jotta voimme yhdessä minimoida mahdolliset vahingot. 

Etäopetuksessa huomioitavaa

Kameran käyttö etäopetuksessa voi olla tarpeen, jotta opettaja saa aidon kontaktin oppilaaseen. Kameran käyttöä voidaan edellyttää opettajan ja oppilaan kahdenvälisissä tapaamisissa. Sen sijaan ryhmätilanteessa kameran käyttöä ei voi vaatia. Kameran käytön ensisijainen ongelma on se, että kameran kautta näkyy myös koti. Siksi oppilaille voidaan suositella taustan sumennusta tai taustakuvaa. 

Etätyössä on syytä olla erityisen tarkkana siitä, että vaitiolovelvollisuus toteutuu, eikä esim. opettajan perheenjäsenet pääse kuulemaan salassapidettäviä tietoja.

https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/etatyon-tietoturva-ohjeita-tyontekijoille (aukeaa uuteen ikkunaan)