Google Workspace For Education

Google-ympäristön muutokset

Olemme hankkeen aikana tehneet mittavaa kartoitusta käytössämme olevan Google Workspacen osalta. Lappeenranta on päätynyt hankkimaan parhaan Google Workspace For Education Plus tunnukstason henkilökunnalle ja opiskelijoille. Samoin olemme lisänneet järjestelmän tietoturvaa ja -suojaa merkittävästi lukuisten pienempien projektien avulla viimeisen kahden vuoden aikana.

Ensimmäinen työvaihe oli opetuksessa tapahtuvien käyttötapojen kartoitus ja se tehtiin tietohallinnon, tietosuojavastaavan, Eduksin ja opettajien yhteistyöllä. Edustajat alakoulusta lukioon kokoontuivat seitsemän kertaa käymään läpi eri palveluiden käyttötapoja ja käytänteitä. Ensimmäiset suojaustoimenpiteet toteutettiin näiden keskustelujen pohjalta.

Toinen merkittävä tarkastelu suoritettiin Cloudpointin toimesta. Cloudpointin ammattilaiset auditoivat järjestelmän asetukset ja antoivat suositukset. Nämä muutokset astuivat voimaan kesäkuussa 2024. Lisää pieniä viilauksia tehdään jatkossakin, koska järjestelmä ja ohjeistukset muuttuvat jatkuvasti.

Kolmas iso asia on Laaja tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, joka toteutetaan yhteistyössä Joensuun, Meitan, tietohallinnon ja Privacy Designerin kanssa. Tällä eri yritysten ammattilaisten käytöllä pyrimme takaamaan turvallisimman tavan toimia Google-ympäristössä.

Mitä sitten on muuttunut?

Järjestelmä ei ole suojattu, jos sitä ei ole suojattu. Tästä syystä tärkeimmäksi asiaksi nousee käyttäjien henkilöllisyyden varmentaminen esimerkiksi Classroomissa. Jatkossa oppilaaksi ja ryhmiin osallistumaan pääsee vain Lappeenrannan, Imatran ja Itä-Suomen koulun tunnuksilla.

Tiedostojen sisältöä Google Driven kansioissa emme pysty takaamaan jokaisen käyttäjän osalta. Yleisohje on, ettei siellä tulisi säilyttää henkilötietoja sisältävää materiaalia. Jatkossa tiedostojen jakaminen järjestelmän ulkopuolelle onnistuu vain henkilökunnan toimesta ja jaetun Driven kautta. Omasta drivestä ei siis voi jakaa tiedostoja vaikkapa vanhemmille. Opettajan kannattaakin luoda itselleen jaettu drive -kansio ja jakaa tiedostot sieltä kautta järjestelmän ulkopuolelle. Miksi näin? Tällä pyritään varmistamaan se, että jaettu tiedosto ei sisällä arkaluonteista tietoa tai esimerkiksi vahingossa tule jakaneeksi koko omaa driveään kaikkine tiedostoineen ulkopuoliselle taholle.

Turvallisuustoiminnot ovat huomattavasti paremmat kuin aikaisemmin. Poikkeustapausten automaattinen valvonta ja tietoturvamurrot paljastuvat edistyneiden tietoturvaominaisuuksien avulla. Esimerkiksi oppilaiden tilejä pyritään kaappaamaan jatkuvasti ja tämä tulee ilmi samalla hetkellä, kun vääriä kirjautumisia kertyy yhdelle tilille tarpeeksi monta.

Google on muuttanut myös politiikkaansa ja käyttöehtoja merkittävästi viimeisen kahden vuoden aikana. Google-kirjautuminen kolmannen osapuolen palveluihin joudutaan uusimman sopimuksen mukaan kieltämään oppilailta. Google vaatii, että ydinpalveluiden ulkopuoliseen käyttöön tulee olla kirjallinen lupa alaikäisen (joiksi kaikki opiskelijat lasketaan) huoltajilta. Tällä hetkellä kolmesta käytössä olevasta palvelusta kahteen on vaihtoehtoinen tapa, joten muutos ei ole järin suuri. Sama ehto koskee kuitenkin myös Googlen omia lisäpalveluita: Blogger, YouTube, Google Maps, Google Kuvat jne. Nämä joudumme rajaamaan oppilailta pois käytöstä kirjautuneena.

Miksi youtube, kun oppilaat katsovat omilta puhelimiltaan sitä jatkuvasti? Palvelun käyttö on jatkossakin mahdollista, mutta se vaatii incognito-tilan käyttöä Chromebook-laitteella. Itse YouTubea voi, saa ja pitääkin käyttää opettajan ohjeistamana, mutta oppilas ei voi kirjautua @lappee.fi -tunnuksellaan sinne. YouTuben rahoitus perustuu käyttäjäprofiilien keräämiseen ja myyntiin ja valitettavasti tällaiseen käyttöön ei Suomen lainsäädäntö anna mahdollisuuksia.